Die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Verpflichtungen scheint selbstverständlich zu sein. In der Praxis stellen die zahlreichen Regelungen, die Unternehmen im deutschen, europäischen und internationalen Umfeld einhalten müssen, eine Herausforderung dar. Die Beschäftigung mit Compliance gehört mittlerweile bei vielen deutschen Unternehmen zu einem wichtigen Bestandteil der Corporate Governance. Der Aufbau eines ganzheitlichen Compliance Managements und dessen organisatorische Eingliederung in das Unternehmen werden aktuell diskutiert. Aufgrund der vielfach parallel existierenden Systeme sollte die Chance zur Zusammenführung genutzt werden. Die Regelungen der Governance, das Qualitäts- und Risikomanagementsystem sollte mit dem Compliance Management zum interne Steuerungs- und Überwachungssystemen vernetzt werden. Das schafft Synergien. Die zu Grunde liegenden Standards bilden den gemeinsamen Nenner.

Vorteile und Ziele:

Qualitäts- und Risikomanagement
Werkzeuge aus dem Qualitäts- und Risikomanagement können führend als Grundlage für ein Integriertes Managementsystem eingesetzt werden. Die Instrumente der Zielplanung, das Prozessmanagement, die Ausrichtung auf die Absicherung der Organisation, das Auditieren und die aktive Verbesserungsarbeit sind von wesentlicher Bedeutung. Die Ursachenanalyse und Fallbearbeitungen nach unerwünschten Zwischenfällen und Schadensereignissen ergänzt das Instrumentarium.

Compliance Management-System
Ziel der Integration des Compliance Management-Systems ist es, dass sich Führungskräfte und Mitarbeiter rechtskonform und entsprechend den Unternehmenswerten verhalten. Dadurch sollen Rechtsverstöße und ihre negativen Folgen für das Unternehmen zumindest weitestgehend reduziert werden. Das Compliance Management-System muss auf die individuellen Besonderheiten und Bedürfnisse jedes einzelnen Unternehmens angepasst werden. Dennoch haben sich in der Praxis gewisse Elemente herausgebildet, die einer Vielzahl von Systemen zugrunde liegen: Gemeinsame Spielregeln Die Planungen, die Durchführung und Überwachungsmaßnahmen können im PDCA Prozess mit gleichen Instrumenten methodisch bearbeitet werden. Dazu gehören Zielmanagementsysteme, Analysetools und Verbesserungsarbeit. Über alle Berufsgruppen hinweg werden Synergien nutzbar. Die Integration der Mitarbeiter zum gemeinsamen Erreichen der Unternehmensziele ist ein wichtiger Erfolgsgarant.

Gemeinsame Prozessorientierung
Die effiziente Umsetzung der Abläufe steht in der Zusammenführung der Managementsysteme im Mittelpunkt. Die Ausrichtung auf die Erwartungen und Anforderungen der Kunden kann damit in den Fokus gerückt werden. Compliance Regeln haben als Vorgabe und Prozessregelungen für die Abläufe einen wichtigen Stellenwert im Unternehmen. Die Ausrichtung an die Werte und Ziele der Organisation sind von zentraler Bedeutung bei Integrieren Managementsystemen. Die gemeinsame Überwachung dient dem Ableiten von Handlungsbedarf und dem Erkennen von Chancen und Risiken im Unternehmensalltag. Diese Merkmale einer prozessorientierten Organisation sind das Ergebnis der Zusammenführung von Prozessen und Aktivitäten.

Zusammenführung und Transparenz der Unternehmensregelungen
Regelungen werden in einen geeigneten Zusammenhang für die individuellen Bedürfnisse der Organisation (Größe und Komplexität) zusammengeführt. Dies erfolgt in Anlehnung an die Gesamtzielsetzung, das Prozessnetzwerk, das Werteverständnis und die Ausrichtung der Einrichtung.

Optimierung der schriftlichen Ausführungen
Über die Integration der schriftlichen Vorgaben kann eine Effizienzsteigerung der schriftlichen Regelungen erfolgen. Eine geeignete Klärungen und Priorisierung von Prozessen und die damit verbundene Effektivität kann verbessert werden.

Schnelle Suchfunktion
Das Managementsystem kann neben dem schnellen Auffinden von schriftlichen Regelungen gut gepflegt und aktualisiert werden. Über eine gemeinsame Plattform ist eine transparente Betrachtung von Prozessen und deren Wechselwirkungen möglich. Regelungen, die einmal entwickelt wurden, können für andere Systeme genutzt werden. Notwendige schriftliche Informationen können übergreifend genutzt und in einem Unternehmenshandbuch abgebildet werden.